- Leitura e apresentação das notícias.
- Atualização do Mural de Novidades.
- Dinâmica:
Liste 7 coisas importantes em sua vida.
Liste agora, dentre as sete coisas, as 4 menos importantes.
- Como trabalhadores gastam o tempo do expediente - Fantástico [Transmitido em 03/04/2011]
- Como fazer tudo no tempo certo - Fantástico [Transmitido em 03/01/2010]
- Gestão do tempo
Gerir o tempo é transformar o tempo à nosso favor, no intuito de nos tornarmos mais produtivos.
O tempo é uma ilusão, na verdade, não existe mais o passado... Nem o futuro aconteceu ainda... Mas existe o presente. Você já viu alguém respirar no passado ou no futuro? Somente podemos respirar agora!
Se fôssemos mestres do tempo saberíamos que o agora é o maior presente que temos. Viva o agora!
Como gerenciar o tempo:
- Defina prioridades de curto e longo prazo
- Equilibre-se entre o lazer e as atividades de trabalho
- Não é o tempo que deve ser administrado, mas sim as tarefas no tempo
- Reduza o número de opções de tarefas no dia-a-dia
- Algo importante, se deixado para depois, pode se tornar urgente e causar maiores transtornos
- Planejar o tempo é alocar o tempo necessário para a realização de cada tarefa
- Não se perca no meio de tantos compromissos, agende-se
- Ao planejar seu tempo, leve em consideração imprevistos
- Atitude! Não deixe as horas passarem adiando as tarefas até a última hora possível
- Acompanhe um dia na vida de um desorganizado - OZ, Organize!
Uma má gestão do tempo causa:
- Irritação com as pessoas
- Cansaço físico e psicológico
- Insônia
- Estresse
- Como gerenciar o tempo - OZ, Organize!
- Limpe sua mesa e planeje as atividades do próximo dia.
- Determine o tempo a ser dispendido em cada atividade, incluindo as pendências não resolvidas no mesmo dia. Depois de elaborar toda a lista, determine os itens de prioridade e comece por eles.
- Assegure-se de que você dimensionou o tempo de forma correta para cada tarefa a ser completada, incluindo o tempo gasto com imprevistos e interrupções que possam acontecer.
- Faça primeiro os trabalhos mais difíceis, enquanto você está mais disposto. Deixe por último as tarefas menores, já que estará mais cansado ao final do dia.
- Estabeleça prazos finais para todas as tarefas e sinalize-as quando tiver terminado cada uma delas. Não prorrogue prazos de tarefas importantes, pois elas não serão menos árduas por isso.
- Lembre-se de anotar horas e prazos específicos para tarefas de rotina como ler e responder e-mails, enviar fax, conversar com a equipe, atualizar relatórios, etc.
- Tente estabelecer horários em que você não permite ser perturbado, a não ser em caso de verdadeira emergência.
- Planeje suas ligações telefônicas. Faça um esboço do que precisa dizer e do que precisa saber. Caso seja necessário fazer várias ligações, tente fazer todas no mesmo intervalo de tempo pré-determinado para esta atividade.
- Planeje pequenos intervalos de descanso no período que costuma se sentir menos produtivo.
- Reserve algum tempo para discutir problemas de rotina com colegas. Assim evita que seja interrompido a todo momento.
- Aprenda a dizer "não". Pergunte a você mesmo: "Eu sou a pessoa certa para essa tarefa?"
- Estresse e fadiga raramente são causadas pelas atividades realizadas. Geralmente são consequências daquilo que deixamos de fazer.
- Adquira o hábito de terminar tudo que planejou naquele dia antes de ir embora para casa.
- Maneiras de poupar tempo
O tempo é algo que não se pode tocar, mudar ou parar, por isso, e por precisar tanto dele para todas as atividades, é preciso organizar a vida para aproveitá-lo tanto no campo pessoal quanto no profissional.
A tecnologia tem ajudado e muito na organização das tarefas e lazer, mas é preciso lembrar que ela também absorve e faz que as pessoas percam mais tempo usando-a, por isso, é preciso determinar limites e ter objetivos para que o tempo seja despendido da melhor forma possível.
No trabalho:
- Deixar organizada a mesa, sempre no final do expediente
- Estabelecer prioridades e prazos para as tarefas
- Organizar o dia para que tenha hora para começar e terminar
- Destinar algum tempo para imprevistos e tarefas não programadas
Em reuniões:
- Deve se colocar uma hora para iniciar e terminar
- Determinar a pauta previamente e quanto tempo acada assunto deve ser discutido
- A objetividade ajuda na toma de decisão
- Evitar pular ou cortar assuntos também é muito importante
- Analisar frequentemente no método de trabalho, na porcentagem de erros e obter possíveis melhorias e economia, podendo assim estar sempre aperfeiçoando ações e desempenho e assim, economizando o tempo de refazer quando acontece o erro, ou mesmo a demora de decisão pela falta de subsídios para esta.
Funcionários:
- Organizar o horário de trabalho, isto já feito por algumas empresas em que os funcionários entram em horas diferentes para dar sequência na linha de produção ou estarem em serviço no mesmo período que seus clientes. O trânsito também é um bom motivo para flexibilizar o horário e assim evitar que o funcionário fique horas para chegar e voltar do trabalho.
Durante a execução das tarefas
- Parece estranho, mas o racional é fazer uma coisa de cada vez, estabelecendo prioridades, porque, ao destinar atenção para duas ou mais tarefas, o foco pode se perder, e além de incorrer em erros, o tempo para término pode ser maior já que tem que desviar do trabalho executado para dar atenção aos outro.
Comunicação:
- Estabelecer momentos para checagem de e-mail, gadgets e até mesmo mensagens no celular, se parar a cada cinco minutos para estas tarefas, até retornar a concentração, um grande tempo estará perdido. Por isso, com a tecnologia, uma vasta gama de possibilidades em comunicação surgiu e isso pode, além de facilitar os contatos, também fazer dispender um grande período durante o dia, por isso, celular, mensageiros instantâneos, e-mails devem ser usados com critério e a favor do profissional e não o contrário.
Descanso:
- O tempo é fundamental para quem trabalha e precisa de descanso, por isso, no período de trabalho estabelecer momentos de descanso faz renovar a mente e o corpo dando um novo impulso para a tarefa.
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