- Redação Oficial
Conceito: É a técnica usada na escritura das correspondências, dos processos e documentos gerados na rotina do serviço público, ou seja, é a maneira pela qual o Poder Público se comunica formalmente com órgãos públicos, setor privado e com os cidadãos.
- Aspectos Gerais
Tipos de Correspondência:
=> Formal
=> Informal
Quanto ao âmbito:
=> Interna
=> Externa
Quanto ao sigilo:
=> Ultra-secreto
=> Secreto
=> Confidencial
=> Reservado
- Características da redação oficial:
- Impessoalidade
=> A redação oficial é elaborada sempre em nome do serviço público e sempre em atendimento ao interesse geral dos cidadãos.
=> As comunicações oficiais se restringem a questões que dizem respeito ao interesse público; é natural que não tenham qualquer tom pessoal.
=> Sendo assim, é inconcebível que os assuntos objeto dos expedientes oficiais sejam tratados de outra forma que não a estritamente impessoal.
- Formalidade
=> As comunicações oficiais devem obedecer a certas regras de forma, unindo à impessoalidade e ao padrão culto de linguagem um tratamento marcado pela formalidade, a qual consiste não apenas no emprego de pronomes de tratamento adequados, mas também na polidez, civilidade e uniformidade dos textos.
- Padronização
=> A estética e clareza da apresentação do documento, o uso de papéis uniformes para o texto definitivo e a sua correta diagramação são indispensáveis para a padronização.
- Linguagem Formal
=> É obrigatória. As comunicações que partem dos órgãos públicos federais devem ser compreendidas por todo e qualquer cidadão brasileiro. Para atingir esse objetivo, há que evitar o uso de uma linguagem restrita a determinados grupos.
- Concisão
=> A concisão consiste em expressar com um mínimo de palavras um máximo de informações, desde que não se abuse da síntese a tal ponto que a idéia se torne incompreensível. Afinal, o tempo é precioso, e quanto menos se rechear a frase com adjetivos, imagens, pormenores desnecessários ou perífrases (rodeios de palavras), mais o leitor se sentirá respeitado.
- Clareza
=> Uso de expressões simples e objetivas, de fácil entendimento, e utilização de frases bem construídas que evitem interpretação dúbia. Claro é aquele texto que possibilita imediata compreensão pelo leitor.
- Formas de cortesia utilizadas no fecho de correspondência oficial
=> Respeitosamente: para autoridades superiores, inclusive o Presidente da República.
- Pronomes de Tratamento
=> Os pronomes de tratamento representam à forma de tratar as pessoas com quem se fala ou a quem se dirige a comunicação. É a maneira formal para se dirigir com reverência a determinadas pessoas.
=> Conforme o Manual de Redação da Presidência da República de 1991 e de acordo com o decreto nº 468/92 e com a Instrução Normativa Nº. 04, de 6 de março de 1992, da Secretaria da Administração Federal, estabelece que nas comunicações oficiais deve-se observar a utilização adequada dos pronomes de tratamento, considerando-se não somente a área de atuação da autoridade (civil, militar, etc.), mas também a posição hierárquica do cargo que ocupa.
O quadro a seguir apresenta uma síntese das formas de tratamento:
=> É que o verbo concorda com o substantivo que integra a locução como seu núcleo sintático: “Vossa Senhoria nomeará o substituto”; “Vossa Excelência conhece o assunto”.
=> Da mesma forma, os pronomes possessivos referidos a pronomes de tratamento são sempre os da terceira pessoa: “Vossa Senhoria nomeará seu substituto” (e não “Vossa ... vosso...”).
=> Da mesma forma, os pronomes possessivos referidos a pronomes de tratamento são sempre os da terceira pessoa: “Vossa Senhoria nomeará seu substituto” (e não “Vossa ... vosso...”).
- Vocativo
=> É a saudação de cortesia que se dirige ao destinatário antes de entrar no assunto propriamente dito do expediente. É a expressão pela qual se chama a atenção da pessoa a quem se escreve ou o qualificativo que indica a expressão de tratamento a ser empregada no texto do expediente.
=> Não se abrevia o vocativo na correspondência dirigida aos três Chefes de Poder, grafando-se:
Excelentíssimo Senhor Presidente da República
Excelentíssimo Senhor Presidente do Congresso Nacional
Excelentíssimo Senhor Presidente do Supremo Tribunal Federal
=> Obs.: Alguns redatores também não abreviam o vocativo em correspondências para Ministros, Governadores de Estado, Desembargadores, Prefeitos Municipais e autoridades eclesiásticas de maior nível hierárquico. Usa-se o vocativo “Senhor” seguido do cargo respectivo.
Ex.: “Senhor Vice-Presidente”
“Senhor Ministro”
“Senhor Presidente do Senado Federal”
“Senhor Governador”
“Senhor Prefeito”
- Superlativo
=> São qualificativos específicos, empregados antes do vocativo, as vezes usados como vocativos.
Excelência: Excelentíssimo
Eminência : Eminentíssimo
Juiz : Meritíssimo
=> Bem como qualificativos apropriados a determinadas instituições ou funções, tais como:
Egrégio, Colendo e Venerado: significa distinto, admirável; é tratamento forense dispensado aos tribunais superiores.
Nobre para Deputados e Senadores.
=> Acrescente-se que doutor não é forma de tratamento, e sim título acadêmico. Evite usá-lo indiscriminadamente. Como regra geral, empregue-o apenas em comunicações dirigidas a pessoas que tenham tal grau por terem concluído curso universitário de doutorado.
=> É costume designar por doutor os bacharéis, especialmente os bacharéis em Direito e em Medicina. Nos demais casos, o tratamento Senhor confere a desejada formalidade às comunicações.
- Identificação do Signatário
(espaço para assinatura)
Nome
Chefe da Secretaria-Geral da Presidência da República
(espaço para assinatura)
Nome
Ministro de Estado da Justiça .
=> Para evitar equívocos, recomenda-se não deixar a assinatura em página isolada do expediente. Transfira para essa página ao menos a última frase anterior ao fecho.
- Padrão Ofício
- Partes do documento no Padrão Ofício
a) tipo e número do expediente, seguido da sigla do órgão que o expede:
Exemplos: Mem. 123/2002-MF
Aviso 123/2002-SG
Of. 123/2002-MME
b) local e data em que foi assinado, por extenso, com alinhamento à direita.
Ex: Brasília, 15 de março de 1991.
c) assunto: resumo do teor do documento
Assunto: Necessidade de aquisição de novos computadores.
d) destinatário: o nome e o cargo da pessoa a quem é dirigida a comunicação. No caso do ofício deve ser incluído também o endereço.
e) texto: nos casos em que não for de mero encaminhamento de documentos, o expediente deve conter a seguinte estrutura:
– introdução, na qual é apresentado o assunto que motiva a comunicação. Evite o uso das formas: “Tenho a honra de”, “Tenho o prazer de”, “Cumpre-me informar que”, empregue a forma direta;
– desenvolvimento, no qual o assunto é detalhado; se o texto contiver mais de uma idéia sobre o assunto, elas devem ser tratadas em parágrafos distintos, o que confere maior clareza à exposição;
f) fecho (v. 2.2. Fechos para Comunicações);
g) assinatura do autor da comunicação;
h) identificação do signatário (v. 2.3. Identificação do Signatário).
- Forma de Diagramação
a) fonte do tipo Times New Roman de corpo 12 no texto em geral, 11 nas citações, e 10 nas notas de rodapé;
b) para símbolos não existentes na fonte Times New Roman poder-se-á utilizar as fontes Symbol e Wingdings;
c) é obrigatório constar a partir da segunda página o número da página;
d) o campo destinado à margem lateral esquerda terá, no mínimo, 3,0 cm de largura;
e) o campo destinado à margem lateral direita terá 1,5 cm;
f) não deve haver abuso no uso de negrito, itálico, sublinhado, letras maiúsculas, sombreado, sombra, relevo, bordas ou qualquer outra forma de formatação que afete a elegância e a sobriedade do documento;
g) a impressão dos textos deve ser feita na cor preta em papel branco. A impressão colorida deve ser usada apenas para gráficos e ilustrações;
h) todos os tipos de documentos do Padrão Ofício devem ser impressos em papel de tamanho A-4, ou seja, 29,7 x 21,0 cm;
- Redação Empresarial
- Qualidades de um texto empresarial moderno
=> Encontramo-nos mergulhados em um mar de informações, num contínuo e rápido avanço tecnológico o que provoca intensas mudanças na organização e hábitos do cotidiano social e empresarial.
=> Uma dessas mudanças foi a valorização da palavra escrita, através da informatização e da comunicação via Internet, exigindo dos profissionais um aprimoramento na capacidade de expressão tanto oral como escrita.
=> No linear desse processo a Redação Empresarial sofreu alterações, sem perder as qualidades essenciais de um bom texto: coesão, clareza e concisão.
=> O texto empresarial moderno prioriza a objetividade, para tanto, a escolha do vocabulário deve ser simples e formal, frases curtas e a gramática correta.
=> Atenção! As duas formas estão de acordo com a norma gramatical brasileira, ocorre que a comunicação empresarial tornou-se mais dinâmica e direta.
- Como melhorar a produção textual
=> Primeiramente “querer” aprimorar os conhecimentos, reconhecer as limitações e buscar dirimir as dúvidas consultando livros de gramática moderna e dicionários onde os verbetes são ricos em informações e dados gramaticais. Ler sempre, através da leitura ampliamos o domínio do léxico e o poder de persuadir, também, refletir sobre o que se lê e quando possível discutir são exercícios que propiciam a interpretação e compreensão dos textos o que facilita o uso correto da norma culta.
=> Só se aprende escrever “escrevendo”!
- Narrar, Descrever e Dissertar.
=> Estruturamos nossa comunicação tanto oral como escrita nas três modalidades redacionais: Narração, Descrição e Dissertação.
=> Em síntese podemos dizer que:
- Narrar é contar uma história real ou fictícia, apresentando uma sucessão de fatos e de acontecimentos.
- Descrever é um texto literário ou não que utilizamos para caracterizar seres, coisas, paisagens, sentimentos, modelos, produtos, método de pesquisa etc.
- Dissertar é expor idéias a respeito de determinado assunto, discutir, persuadir, questionar, analisar e apresentar provas que justifiquem e convençam.
- Elementos da Comunicação
=> Para que a comunicação se estabeleça é necessário que todos estes elementos se relacionem reciprocamente. Se houver falha em um deles a compreensão ficará prejudicada ou não se completará.
- Correspondência e Documento
=> A correspondência é um meio de comunicação e insere todos os seus elementos, com algumas peculiaridades: O emissor torna-se remetente, o receptor destinatário e pressupõe o ato ou efeito de corresponder-se (retorno) e requer acompanhamento, principalmente, no âmbito empresarial.
=> De acordo com o Aurélio Buarque de Holanda Ferreira no Novo Dicionário da Língua Portuguesa documento é “ substantivo masculino que pode significar 1. qualquer base de conhecimento, fixada materialmente e disposta de maneira que possa utilizar para consulta, estudo, prova etc. 2. qualquer registro gráfico. 3. recomendação, preceito.”
=> Os documentos administrativos podem ser: ata, edital, estatuto, declaração e atestado, procuração, comunicado ou avisos, convocação, recibos etc.
=> Quando redigimos um documento administrativo, não necessariamente, haverá um retorno ou acompanhamento.
- Correspondências
=> Correspondência é a comunicação por escrito entre as pessoas. Realiza-se através de vários instrumentos: bilhetes, cartas, ofícios, requerimentos, telegramas, e-mail, memorandos, fac- símile etc.
=> O que determinará o tipo de correspondência é a análise da relação entre receptor e destinatário.
Há três tipos de correspondência:
1. Familiar ou social - trata de assuntos variados, desde felicitações, convites e avisos até solicitações e pêsames. A linguagem utilizada pode ser informal e dependendo do contexto formal.
2. Comercial - trata de assuntos ligados à vida do comércio, da indústria, dos bancos, escritórios e empresas. Tem por objetivo estabelecer um relacionamento entre as empresas, ou entre as pessoas e as empresas. A linguagem utilizada nesse tipo de correspondência deve ser formal, objetiva, simples, elegante e correta.
3. Oficial - correspondência dirigida a autoridades ou órgãos públicos, eclesiásticos ou militares. Utiliza-se o mesmo tipo de linguagem empregada na correspondência comercial, sendo que a forma de tratamento depende da pessoa a quem se envia a mensagem, exemplos:
Vossa Senhoria (V.Sa.) - para pequenas autoridades;
Vossa Excelência ( V. Exa.) - para altas autoridades;
Vossa Reverendíssima (V. Revma.) - para sacerdotes.
- A seguir serão apresentados os principais instrumentos utilizados na correspondência e comunicação escrita comercial e/ou oficial.
1. Carta de caráter empresarial exige um esforço de adaptação ao destinatário. Quando for endereçada de um superior a um subordinado, ou vice-versa, ou de uma sociedade comercial a um cliente etc., certamente tem como finalidade fornecer informações, mas procura também exercer pressão ou causar boa impressão. Devemos atentar aos seguintes aspectos: a clareza da expressão, bem como certas formas de apresentação e polidez, definidas a partir da respectiva posição hierárquica entre remetente e destinatário.
=> Quanto à estética sofremos influência dos modelos americanos, os quais foram sendo adaptados e hoje copiados pela maioria das empresas é o chamado estilo em bloco, anteriormente, o mais usado era o estilo denteado por causa das aberturas dos parágrafos, vejam os exemplos:
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