AULA 22

AULA 22  -  Dia 05/12/2011


   - Tipos de Correspondência

1. Carta

      Carta de caráter empresarial exige um esforço de adaptação ao destinatário. Quando for endereçada de um superior a um subordinado, ou vice-versa, ou de uma sociedade comercial a um cliente etc., certamente tem como finalidade fornecer informações, mas procura também exercer pressão ou causar boa impressão. Devemos atentar aos seguintes aspectos: a clareza da expressão, bem como certas formas de apresentação e polidez, definidas a partir da respectiva posição hierárquica entre remetente e destinatário.

      Quanto à estética sofremos influência dos modelos americanos, os quais foram sendo adaptados e hoje copiados pela maioria das empresas é o chamado estilo em bloco, anteriormente, o mais usado era o estilo denteado por causa das aberturas dos parágrafos, vejam os exemplos:

      Podemos optar por qualquer um dos estilos, dependerá da padronização adotada, em cada empresa, quanto à comunicação escrita.

2. Memorando

      É uma comunicação interna das empresas, utilizada entre os vários setores para encaminhar, solicitar, pedir, distribuir ora informações ou documentos, ora material ou relatórios etc.

    Geralmente as empresas têm formulário próprio que deve conter as seguintes informações dos departamentos remetente e destinatário:

• Número de expedição com sigla do setor emitente;
• Nome por extenso dos responsáveis e respectivos cargos;
• Nome por extenso dos setores,
• Síntese do assunto.

      É importante ressaltar que em muitas empresas essa correspondência interna já foi totalmente substituída pelo e-mail.

3. E-mail

      Com o advento da Internet, a comunicação por e-mail tornou-se essencial nas relações comerciais (interna e externa).

      Regras de Ouro para redigir um e-mail:

• Na hora de responder, seja ágil. Redija textos curtos, de fácil e rápida assimilação.
• Quando a quantidade de informações for muito grande, prefira transformá-las em arquivos anexados. Os textos de corpo de mensagem devem ser sempre curtos.
• Letras maiúsculas ou em negrito são como um “grito” eletrônico. Evite-as.
• Nos e-mails de negócio, evite usar abreviaturas e ícones de emoção.
• Cuidado com as respostas.
• Se alguém quer saber sua opinião sobre determinado assunto, evite as respostas pomposas e longas. Evite também as curtas demais.
• Leia sempre o que escreveu.
• Não há nada mais desagradável do que receber um texto repleto de erros de ortografia ou concordância, escrito de maneira rápida.
• Não use linhas compridas

      O padrão dos textos para Internet é de cerca de 60 caracteres por linha. Programe seu computador para isso. Desta forma, o destinatário consegue ler seu texto na tela cheia, sem ter de usar a barra de comandos para encontrar o final de uma frase.

      Nos e-mails devemos usar de diplomacia. Por isso, manter sempre uma atitude positiva, tentar incluir na resposta trechos do e-mail do cliente, o que fará sentir-se respeitado. Em vez de “Em resposta a seu pedido, informamos que...”, escrever: “Em resposta a sua solicitação das cotações, informamos que...”.

    Além disso, foco no receptor, clareza, concisão, precisão vocabular e expressividade são outros ingredientes fundamentais para uma boa comunicação eletrônica.

      Use o tom correto: A instantaneidade do e-mail dispensa alguns formalismos da carta, mas cuidado com os exageros na informalidade, principalmente, quando o e-mail é utilizado como memorando ou para substituir contatos telefônicos internos.

      Nos casos em que o e-mail substitui o envio de informações através da carta externa tradicional, por ser um meio mais moderno e rápido de comunicação, a redação mantém a formalidade exigida pela situação e a estética segue a padronização da empresa.

4. Ofício

      É um tipo de correspondência muito utilizada nos órgãos públicos, originalmente é uma correspondência oficial, podendo ser usado também por empresas, clubes e associações, e, ainda atualmente, como correspondência protocolar entre as entidades públicas ou particulares.

      Consta no Manual de Redação da Presidência da República que a linguagem utilizada deve ser formal sem ser rebuscada, e devemos seguir a padronização conforme disposição federal.

Observações:

• Quando o ofício tiver mais de uma página, o fecho e a assinatura se darão na página seguinte, mas o destinatário e endereçamento ficam sempre na primeira página;
• O estilo utilizado e denteado;
• Quanto ao endereçamento no envelope, se os ofícios forem dirigidos às autoridades tratadas por Vossa Excelência, terá a seguinte forma:

            Excelentíssimo Senhor

            Fulano de Tal
            Presidente da Ordem dos Advogados do Brasil Rua da Constituição, nº.100
            01000 - Brasília /DF

• Quando se empregar Vossa Senhoria no corpo do ofício, o endereçamento apresentará esta forma:

            Senhor
            Fulano de Tal
            Secretário Municipal de Saúde Rua da Paz, nº. 30
            04140-000 - São Paulo/SP

• Os fechos foram simplificados, conforme Portaria nº. 4, de 6 de março de 1992, da Secretaria da Administração Federal, há apenas dois tipos:
• Respeitosamente: para o presidente da República e todas as autoridades do primeiro escalão inclusive dos Estados.
• Atenciosamente: para as demais autoridades, sendo da mesma hierarquia ou hierarquia inferior.

5. Relatório

   É um tipo de redação técnica usado para expor o modo como foi realizado um trabalho, ou as circunstâncias em que se deu determinado fato ou ocorrência. Dependendo do assunto, o relatório poderá conter descrições de objetos, processos, experiências e narrativas detalhadas de fatos ou acontecimentos, inclusive com anexos específicos. Tem utilização freqüente na vida profissional: relatório de estagiário, relatório de um funcionário a seu superior, de um executivo ao conselho administrativo, de uma comissão de estudo a um ministério, etc. Muitas vezes, um ofício acompanha o relatório. Embora tenha extensão variável, deve ser cuidadosamente elaborado e apresentado com nitidez e clareza.

   Partes de um relatório:

• Folha de rosto (título, Autor, destinatário);
• Sumário (relação dos assuntos);
• Introdução;
• Desenvolvimento;
• Conclusão.

   Constam da introdução:

• indicação do assunto ou fato investigado;
• objetivos que levaram à escolha do assunto ou o propósito da investigação;
• tratamento dado a pesquisa ou a investigação;
• identificação das pessoas que realizaram o trabalho, especificando a tarefa de cada uma;

   No desenvolvimento, os fatos são relatados minuciosamente. Ele contém:

• Período da pesquisa ou investigação;
• Local de realização;
• Métodos utilizados;
• Discussão dos assuntos ou dos fatos.

   A conclusão deve ser redigida cuidadosamente, a fim de que a idéia principal do relatório fique clara para o destinatário.

6. Telegrama

   É um tipo de comunicação escrita expedida por meio de telegrafia, telex etc., atualmente seu uso é restrito, primeiro pelo seu custo elevado, além da substituição pela comunicação eletrônica. Em alguns casos o uso do telegrama é indispensável, inclusive solicitando confirmação de recebimento e cópia , serviços oferecidos pela ECT - Empresa Brasileira de Correios e Telégrafos.

   Na redação dessa correspondência deve predominar a concisão, tanto no âmbito social quanto no empresarial, os dados dos remetente e destinatário (nome e endereço) completos e a mensagem sucinta.

7. Fac-símile ou Fax (forma abreviada)

   A princípio é menos oneroso que o telegrama, deve ser utilizado para transmissão de mensagens urgentes e para o envio de documentos, necessita de um formulário próprio que contenha os seguintes dados:

• Nome, cargo, setor do destinatário, número do fax,
• Nome, cargo, setor do remetente, número do fax,
• Data, (local, dia, mês e ano)
• Assunto,
• Quantidade de folhas que serão transmitidas incluindo a capa, importante constar a seguinte informação: Caso falte alguma página, por favor, chame o remetente,
• Pode-se, no próprio formulário, indicar algumas ações a serem tomadas direcionando um breve encaminhamento, como por exemplo:

( ) urgente ( ) retornar ( ) encaminhar ( ) conhecimento

8. Declaração

   É um instrumento de comunicação, usado quando se quer afirmar a veracidade de um fato, pode ser feita de dois modos: verbalmente ou por escrito.

   A declaração também é definida como um depoimento.

   

9. Atestado

   É uma declaração, um documento firmado por uma autoridade em favor de alguém, que certifica, afirma, assegura, demonstra alguma coisa que interessa a outrem. A declaração e o atestado são semelhantes.

10. Procuração

   É um documento por meio do qual uma pessoa transfere a outra poderes para praticar atos em seu nome.

   Com base nesse exemplo, podemos destacar as características principais da procuração:

• Apresentação dos dados pessoais do outorgante (aquele que passa a procuração) e do outorgado (aquele que recebe a procuração). Esses dados são: nome, nacionalidade, estado civil, profissão, residência e identidade.
• Explicação da finalidade da procuração.
• Indicação do local e data, seguida da assinatura do outorgante.

   A procuração pode ser pública ou particular. A pública é registrada em cartório; a particular é geralmente conservada sem registro. Mas as assinaturas devem ser sempre reconhecidas em cartório.

11. Recibo

    Sempre que ocorre uma transação comercial, faz-se necessário o recibo.

   O recibo pode o comprovar o recebimento de uma mercadoria, de um pagamento efetuado ou, ainda, de entrega de documentos.

12. Requerimento

   É um meio de comunicação escrita usado para fazer um pedido a uma autoridade pública. Será sempre redigido na terceira pessoa.

   É a sua estrutura:

• Invocação - pronome de tratamento adequado e título da pessoa a quem se dirige;
• Preâmbulo - identificação do requerente (nome, número do documento de identidade, nacionalidade, estado civil, endereço, profissão);
• Texto - exposição do que o requerente solicita, e justificativa;
• Fecho - onde aparecem fórmulas como: Nestes termos pede deferimento. Termos em que pede deferimento.
• Data e assinatura do requerente.

13. Atas

   São formas de registros, em que se relata o ocorrido numa sessão, convenção, congresso, reunião, assembléias. Documento, geralmente, de caráter confidencial e de circulação restrita. O cuidado de quem lavra ou redige uma ata é não deixar espaço onde se possa, mais tarde, alterar o texto original. Caso haja algum erro, o redator deve escrever “digo” e fazer, logo em seguida, a devida correção. Se o erro só for percebido no final, o redator deve escrever “ Em tempo: onde se lê ..... leia-se ..... ”, na ata não se usam abreviaturas e os números devem ser escritos por extenso. Após a leitura e a aprovação do texto final, todas as pessoas que participaram a reunião devem assinar o documento.

14. Comunicado ou Aviso

   É uma comunicação formal tem como características básicas um texto breve e linguagem clara, e serve para noticiar, convidar, ordenar, cientificar e prevenir.

15. Convocação

   É um convite no âmbito administrativo.